Чего сегодня крупный бизнес ожидает как передавать голоса вк от платформ по управлению корпоративным контентом и как они будут развиваться, рассказывает Павел Перов, директор по продукту «Авандок» группы «Корус Консалтинг». СЭД постепенно поглощают функции смежных систем, поддерживают аналитику и автоматизацию рутинных операций и становятся основой управления информационными потоками в корпоративном контуре. СЭД, позволяющие свободно масштабировать инфраструктуру и обслуживать десятки тысяч пользователей, используют сервисную архитектуру, инструменты для балансировки нагрузки. Акцент в обзоре сделан на разработчиках, опирающихся на импортонезависимую архитектуру (в т.ч. с открытым кодом), готовых работать с высоконагруженными проектами (от активных пользователей).

Крупные предприятия с уникальными процессами часто выбирают коробочную версию СЭД и настраивают доступ из внешнего интернета для пользователей гибридные модели, комбинируя оба формата. С ростом численности компании можно либо подключать дополнительных пользователей, либо переехать на собственный сервер, купив коробочную версию. В условиях современного рынка — продолжающегося процесса импортозамещения, возрастает необходимость ускорения и масштабирования процессов и поддержки высокого уровня информационной безопасности — требования к системам этого класса растут. CNewsMarket публикует обзор российских решений, способных поддерживать электронный документооборот нескольких тысяч пользователей без просадок по производительности (в том числе подтвержденной нагрузочными тестами на пиковых сценариях), с высокой отказоустойчивостью и полностью соответствующих нормативным требованиям по безопасности. CNewsMarket сравнил возможности российских СЭД, ориентированных на работу с государственным сектором и в сегменте крупного бизнеса.

Успешное внедрение системы электронного документооборота требует четкого плана. Это хороший вариант для среднего бизнеса с динамичными процессами. Архитектура определяет, как система электронного документооборота адаптируется под меняющиеся требования. Такие системы, как правило, доминируют в сегменте крупного бизнеса и госструктур. Для малого бизнеса численностью до 30 пользователей облачная СЭД — оптимальный старт. Это решение для бизнеса с повышенными требованиями к безопасности данных или специфическими процессами.

Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Очевидные маркеры — большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства.

Чтобы выпустить электронную подпись и заверять документы в цифровом виде, необходимо подать заявку в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ. Корпоративные системы ЭДО работают с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и неквалифицированной (УНЭП). В нем указывают, кто работает с документами, какие работники имеют права на редактирование файлов, кто согласовывает и подписывает. Если компания только появилась и не имеет регламента работы с документацией, необходимо создать его. Это можно объяснить привычностью термина СЭД для пользователей из России и СНГ.

Процесс внедрения системы электронного документооборота не так сложен, как может показаться. Интеграция СЭД в бизнес-процессы организации зависит от того, какие цели стоят перед компанией и как сейчас устроен документооборот. Система электронного документооборота, или СЭД — это платформа, которая помогает организовать работу внутри компании и обеспечивает создание, хранение, поиск, пересылку, совместный доступ к документам и т.д. Как и СЭД, ЕСМ-системы предназначены для работы с документами. Переводом процессов и документов в цифру сегодня озадачены организации из разных отраслей — от сферы услуг до промышленности. Сроки определяются внутренними регламентами и законом (например, кадровые документы — 75 лет).

Архитектурные подходы: монолитные, модульные и low-code решения

СЭД — это программа, которая помогает управлять электронными документами. Благодаря СЭД документы переведены в цифровой вид и хранятся в одном месте — компьютере или сервере. Важно отдавать отчет в том, что СЭД – это не архив документов. Все современные документы готовятся в электронном виде. Одна из лидирующих ИТ-компаний в области FinTech и LegalTech, разработчик ПО для крупных российских компаний, таких как PWC, Яндекс, TEVA, ABBYY, Bayer, TUI и др. Некоторые СЭД позволяют подключать контрагентов к совместной работе еще на этапе согласования документов.

Экономическая эффективность внедрения

Зачастую бизнес интересует не столько класс системы, СЭД, ЕСМ или ВРМ, а ее возможности и решения, которые способны закрыть потребности компании. Сегодня под системами электронного документооборота бизнес фактически подразумевает возможности ЕСМ, тем самым постепенно выводя термин из употребления. Далее в них появились полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценный контроль доступа к данным. Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Небольшие организации, не работающие с конфиденциальной информацией, могут позволить себе облачные ИИ-решения, передавая обработку документов внешним серверам.

Чем СЭД и EDMS отличается от ECM-систем?

При выборе системы важно учитывать не только ключевые функции, но и возможности масштабирования, адаптации под процессы и интеграции в существующую ИТ-среду. Например, для стартапа или малого бизнеса облачная СЭД сократит затраты на инфраструктуру и IT-специалистов. Такие системы подходят для стандартизированных процессов в небольших компаниях, или 80% самых популярных процессов в документообороте, которые автоматизируются в первую очередь.

СЭД и ЭДО: в чем разница

• Для работы выпускают электронные подписи и доверенности, а также публикуют приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
• Анализируйте отчеты СЭД о сроках прохождения документов, загруженности сотрудников.
• Важно отдавать отчет в том, что СЭД – это не архив документов.
• Некоторые СЭД позволяют подключать контрагентов к совместной работе еще на этапе согласования документов.
• Внедрение электронного документооборота в компанию может происходить поэтапно — по очереди переводят в электронный вид либо отдельные категории документов, либо подразделения.

И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Большинство предприятий уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного хранилища, а также экономит время сотрудников при поиске и предоставлении нужных документов.

• BPMS и управление бизнес-процессами
• Система управления кадровыми процессами
• Авторские права на дизайн и всю информацию обзора, а также на подбор и расположение материалов принадлежат компании CNews.
• Это базовое и определяющее понятие в бизнесе, отражающее суть системы – организация, гибкое управление электронными документами.
• Такая сложность обусловлена масштабом задач и необходимостью учета требований всех заинтересованных сторон в крупной организации.
• Локальная СЭД позволяет глубоко адаптировать функционал под нужды производства, интегрировать с корпоративными ERP-системами, хранить данные внутри сети.

CNewsMarket впервые опубликовал рейтинг СЭД для крупного бизнеса

Они предоставляют документы и сервисы через API, что упрощает интеграцию с мобильными приложениями, чат-ботами, IoT-устройствами. Такие решения требуют серьезных ресурсов на внедрение, но дают полный контроль над корпоративной экосистемой. Это платформы для комплексного управления информацией, где документ — лишь один из объектов. Они автоматизируют рутинные операции такие как маршрутизация договоров, контроль документов и архивирование. Это существенно усиливает аргументы в пользу коробочных версий, обеспечивающих полный контроль над информационными активами компании и независимость от внешних факторов. Локальная СЭД позволяет глубоко адаптировать функционал под нужды производства, интегрировать с корпоративными ERP-системами, хранить данные внутри сети.

СЭД выгоднее CSP для большинства организаций, так как покрывает базовые потребности документооборота при значительно меньших затратах. Внутри компании Простая электронная подпись (ПЭП) является юридически значимой при подписании соглашения сотрудника и работодателя о взаимном принятии ПЭП. Без квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы не имеют силы. Да, для юридически значимых документов (договоры, акты) при обмене с контрагентами. Облачные сервисы ускоряют старт цифровизации, CSP-платформы дают гибкость крупному бизнесу, а модульные архитектуры балансируют между кастомизацией и безопасностью. Современные виды СЭД решают задачи от базового делопроизводства до управления цифровой экосистемой предприятия.

Как внедрить систему ЭДО

Запустите выбранный процесс в новой системе для ограниченной группы пользователей. Выберите один процесс для пилотного запуска (например, регистрация входящих и исходящих писем или согласование договоров). Это гарантирует их качество, ответственность за работоспособность и учет при дальнейших обновлениях системы, что исключает проблемы совместимости и дополнительные расходы на поддержку. Такая сложность обусловлена масштабом задач и необходимостью учета требований всех заинтересованных сторон в крупной организации. Например, модульные решения позволяют изолировать критичные компоненты, такие как информация о клиентах или финансовых потоках. Это актуально для всех компаний, кто хочет хранить данные на собственных серверах.

Преимущества внедрения СЭД

Начните с MVP (минимально жизнеспособного продукта) — одного-двух критичных процессов. Регулярно корректируйте процессы для повышения эффективности. Анализируйте отчеты СЭД о сроках прохождения документов, загруженности сотрудников. Поэтапно переносите в систему и остальные рабочие процессы.

Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему цифровизации процессов и документов. Как понять, что процессы в компании неэффективны? Мы используем файлы cookie для улучшения работы сайта, персонализации контента и анализа трафика. Крупные корпорации с серьезными бюджетами пытаются развертывать подобные системы локально, однако сталкиваются с существенными сложностями. В качестве технологии распознавания сканов (OCR), однако, их классификации и выявления аномалий в данных доступны преимущественно двум типам компаний.

Термины система электронного документооборота (СЭД) и электронный документооборот (ЭДО) часто путают, но это разные понятия, хотя и тесно связанные. Это понятие включает комплекс программного обеспечения (ПО), который нужен для автоматизации, оптимизации управления документами, сопутствующими процессами в бизнесе. Это система, которая объединяет множественный функционал, направленный на автоматизацию документооборота и улучшение бизнес-процессов. EnDocs помог компании Mondelez автоматизировать процессы согласования договоров, создать электронный архив договорных документов

СЭД оптимизирует бизнес-процессы, повышает эффективность работы. Аббревиатура СЭД расшифровывается как система электронного документооборота. Это базовое и определяющее понятие в бизнесе, отражающее суть системы – организация, гибкое управление электронными документами.

Система электронного документооборота (СЭД) – это платформа для создания, согласования и хранения документов в цифровом виде. Платформы для управления корпоративной информацией — один из ключевых инструментов крупного бизнеса. Крупные предприятия перестраивают работу с документами вокруг единых СЭД/ECM-платформ, которые объединяют процессы, контент, архивы и интеграции с корпоративными системами. Аналитики CNewsMarket сравнили ECM/СЭД-системы от российских вендоров, адаптированные для задач крупного бизнеса и государственных структур. Единое информационное пространство для электронного документооборота, а также для управления проектами и задачами